ITAM vs. ITAD: Dimana Manajemen Siklus Hidup Aset Berakhir dan Pembuangan Dimulai

Sebagian besar program manajemen aset TI dibangun berdasarkan akuisisi. Proses akuisisi, protokol penandaan, dan jadwal penyusutan difokuskan pada perolehan aset dan melacaknya sepanjang masa pakainya.

Pembuangan diperlakukan sebagai titik akhir: transfer, item baris, panggilan ke pemasok ketika pembaruan telah disetujui.

Kerangka kerja ini mahal dan hanya berfokus pada manajemen aset TI (ITAM).

Kerangka kerja ITAM yang sebenarnya harus mempertimbangkan ITAD dan akhir siklus hidup setiap perangkat sejak awal. Jika Anda tidak menggabungkan proses ini, Anda akan meninggalkan nilai pada tabel:

• Periode pemasaran ulang terlewatkan
• Hasil pemulihan dirusak oleh data status konservasi yang buruk
• Proyek pembongkaran yang lebih lama dan kurang presisi
• Risiko ketidakpatuhan terkait dengan data yang tidak lengkap

Kesenjangan antara pengelolaan siklus hidup dan perencanaan pembuangan limbah merupakan masalah pendapatan dan risiko yang memiliki nilai moneter yang dapat diukur.

Sorotan: Dimana ITAM berakhir dan ITAD dimulai?

• ITAM berakhir pada saat suatu aset ditandai untuk pensiun. ITAD dimulai pada titik ini, artinya kualitas data ITAM Anda secara langsung menentukan kualitas keluaran Anda.
• Platform DCIM seperti Nlyte, Device42, dan ServiceNow ITAM melacak lokasi fisik, konfigurasi, dan penggunaan. Data ini adalah dasar dari setiap keputusan ITAD. Jika sudah ketinggalan jaman, begitu pula tata letak Anda.
• Perencanaan pembuangan adalah bagian dari diskusi pembelian. Jika Anda membeli 200 NVIDIA H100 hari ini tanpa merencanakan apa yang akan terjadi pada A100 yang digantikannya, Anda sudah terlambat.
• Kebanyakan organisasi memperlakukan ITAD sebagai tugas pembersihan. Perusahaan yang memperlakukannya sebagai fungsi pemulihan nilai mencapai hasil keuangan yang sangat berbeda.
• Tumpang tindih antara kualitas data ITAM dan nilai pemulihan ITAD bukanlah korelasi sederhana. Dia langsung.

Perbedaan antara ITAM dan ITAD bukanlah apa yang dipikirkan kebanyakan orang.

ITAM adalah praktik pemantauan, pengelolaan, dan optimalisasi aset TI sepanjang masa operasionalnya. Ini mencakup pengadaan, penerapan, lisensi perangkat lunak, kontrak pemeliharaan, dan penggunaan. Alat seperti ServiceNow ITAM, Flexera, dan Device42 adalah platform yang digunakan sebagian besar perusahaan besar untuk menangani manajemen ini.

ITAD adalah apa yang terjadi ketika aset-aset ini mencapai akhir masa pakainya: dekomisioning, pemusnahan data bersertifikat, evaluasi, penjualan kembali atau daur ulang.

Asumsi paling umum adalah ITAD dimulai ketika departemen TI mengirimkan aset ke dok pemuatan. Pada kenyataannya, perencanaan ITAD dimulai jauh lebih awal. Idealnya, Anda merencanakan siklus hidup perangkat keras dan jadwal pembuangan sejak Anda membeli peralatan TI baru.

Organisasi yang memperoleh manfaat paling besar dari ketentuan ini tidak memperlakukan ITAM dan ITAD sebagai departemen yang berdekatan. Mereka memperlakukannya sebagai proses berkelanjutan dengan satu lapisan data yang mendasarinya. Ketika suatu aset memasuki sistem ITAM, nasib akhirnya sudah dapat diantisipasi. Ketika keluar, penyedia ITAD sudah memiliki informasi yang dibutuhkan.

Seperti apa praktiknya? Ketika manajer pusat data di penyedia layanan cloud menonaktifkan rak Dell PowerEdge R750, sistem ITAM yang dikelola dengan baik sudah mengetahui tanggal pembelian awal aset, nilai buku saat ini, berakhirnya kontrak pemeliharaan, dan lokasi fisiknya, hingga ke unit rak. Pemasok ITAD tiba dengan membawa data ini. Audit adalah permainan anak-anak berkat dokumentasi.

Apa pun yang bernilai akan ditandai untuk dijual kembali. Segala sesuatu yang tidak berharga mudah ditandai dan dikirim untuk didaur ulang.

Alat DCIM dan ITAM dapat bekerja sama

Platform manajemen infrastruktur pusat data (DCIM) dan alat ITAM sering kali tumpang tindih, namun keduanya memecahkan masalah yang berbeda. Penting untuk memahami perbedaan ini ketika mencoba membuat alur tata letak dari data yang ada.

Platform DCIM, seperti Nlyte, Sunbird, dan TRELLIS dari Vertiv, dirancang berdasarkan infrastruktur fisik: konsumsi daya, kapasitas pendinginan, pemanfaatan ruang rak, dan topologi jaringan. Mereka memberi tahu Anda apa yang ada di pusat data dan berapa banyak daya yang dikonsumsi. Mereka adalah otoritas pada lingkungan fisik.

Alat ITAM dirancang berdasarkan pengelolaan aset keuangan dan kontrak: apa yang Anda miliki, apa yang Anda bayar, kapan kontrak berakhir, dan berapa nilai bukunya pada waktu tertentu. ServiceNow ITAM dan Flexera beroperasi di area ini.

Tidak ada satupun yang memberikan gambaran lengkap tentang tata letaknya.

Catatan DCIM memberitahu Anda bahwa server berada di rak 14, baris C, dan mengkonsumsi 400 watt. Itu tidak memberi tahu Anda bahwa server tersebut memasuki 47 bulan rencana penyusutan 48 bulan dan memiliki nilai jual kembali sebesar $8.000 yang hilang pada pembaruan berikutnya. Catatan ITAM memberi tahu Anda nilai buku dan status kontrak, namun mungkin tidak mengetahui bahwa lokasi fisik telah berubah sejak audit terakhir.

Organisasi yang menggunakan keduanya dan mengintegrasikannya akan memiliki waktu paling mudah untuk membongkar atau memigrasikan ITAD. Integrasi tidak terlalu glamor. Biasanya hal ini melibatkan pembuatan ekspor data yang menghubungkan ID aset di kedua sistem. Namun manfaat operasionalnya nyata.

Jika sistem DCIM dan ITAM Anda tidak berkomunikasi satu sama lain sebelum Anda menyewa penyedia ITAD, Anda akan menghabiskan waktu berjam-jam untuk merekonsiliasi data yang seharusnya dilakukan sistem Anda secara otomatis.

Kapan ITAD harus ikut serta dalam perdebatan pengadaan publik?

Saat tim infrastruktur Anda membeli 150 GPU NVIDIA H100 SXM5 untuk grup pelatihan AI baru, ada tiga hal yang mereka ketahui sejak hari pertama:

1. Harga pembelian
2. Siklus hidup kinerja yang diharapkan, biasanya 18 hingga 24 bulan di lingkungan komputasi AI
3. Fakta bahwa GPU ini harus dipasarkan suatu hari nanti.

Apa yang mungkin tidak mereka ketahui adalah rencana pelepasan atau nilai A100 yang mereka gantikan di pasar sekunder saat ini.

Nilai sisa H100 berubah secara signifikan selama periode 12 bulan. Organisasi yang memperhitungkan waktu aktif dalam keputusan pembelian GPU mereka pada tahun 2023 mendapatkan keuntungan per unit yang jauh lebih besar dibandingkan organisasi yang menjalankan perangkat kerasnya hingga akhir masa pakainya dan menemukan bahwa pasar telah berkembang. Ini berarti merencanakan pembaruan sebelum arsitektur Blackwell generasi berikutnya tersedia dalam jumlah besar.

Logika yang sama berlaku untuk perangkat keras server. Unit HPE ProLiant dan Dell PowerEdge memiliki kurva penjualan kembali yang dapat diprediksi. Sebuah organisasi yang melacak kurva ini melalui sistem ITAM dan merencanakan jadwal penyegaran dengan mempertimbangkan nilai pasar sekunder dapat memastikan bahwa mereka memaksimalkan tingkat pemulihannya. Perusahaan yang memperlakukan “usia peralatan” dan “jadwal penjualan kembali” sebagai variabel yang tidak berhubungan tidak dapat menjamin hal yang sama.

Percakapan mengenai pengadaan memerlukan pertanyaan tambahan: Apa rencana pembuangan barang yang digantikan oleh pembelian ini, dan kapan disposisi tersebut harus dilakukan untuk memaksimalkan nilai sisa?

Pertanyaan ini, yang ditanyakan secara sistematis pada tahap pengadaan, adalah perbedaan fungsional antara ITAD sebagai pusat biaya dan ITAD sebagai fungsi pemulihan nilai.

Di manakah kesenjangan data ITAM yang benar-benar merugikan Anda?

Titik puncak paling umum dalam perpindahan dari ITAM ke ITAD adalah kegagalan kebersihan data, bukan kegagalan teknologi.

Skenario yang membawa hasil terburuk dapat diprediksi:

Solusi dari setiap permasalahan tersebut adalah disiplin tata kelola data yang dimulai pada tingkat pengadaan. Ini berarti pelabelan yang konsisten, pembaruan lokasi yang akurat, data kontrak yang dilampirkan pada pendaftaran properti. Semua ini berlanjut hingga keterasingan.

Bagaimana menyusun transfer ITAD dengan data ITAM?

Saat suatu aset ditandai untuk dihentikan penggunaannya di sistem ITAM Anda, melalui akhir penyusutan, berakhirnya kontrak, atau pemicuan pembaruan, proses ITAD akan aktif secara otomatis.

Dalam praktiknya, ini berarti tiga hal.

Pertama, indikator tidak berfungsinya sistem ITAM Anda harus memicu permintaan penilaian, bukan hanya perintah kerja. Penyedia ITAD Anda harus menerima data mengenai usia, konfigurasi, dan kuantitas aset sebelum tanggal penghentian ditetapkan, sehingga mereka dapat memberi tahu Anda apakah waktunya optimal untuk pemulihan pasar sekunder.

Kedua, dokumentasi lacak balak harus dimulai pada tingkat catatan ITAM, bukan pada tingkat dok pemuatan. Pelepasan bersertifikat R2v3 memerlukan lacak balak yang terdokumentasi sejak aset tidak lagi digunakan secara operasional. Jika sistem ITAM Anda tidak mencatat tanggal penonaktifan, pensiunnya anggota tim, dan transfer ke penyedia ITAD, dokumentasi kepatuhan Anda memiliki celah.

Ketiga, hasil penugasan harus tercermin dalam sistem ITAM Anda. Apa yang diperoleh kembali dari setiap aset? Apa yang dihancurkan atau dijual kembali? Data ini membantu menyempurnakan percakapan pembelian Anda berikutnya karena kini Anda memiliki tolok ukur pemulihan nyata, bukan perkiraan.

Perusahaan yang mengikuti lingkaran ini (pengadaan menginformasikan perencanaan divestasi, hasil divestasi menginformasikan pengadaan) memperlakukan ITAD sebagai fungsi bisnis dengan keluaran yang terukur, bukan sebagai kotak yang harus diperiksa dan diisi.

Pertanyaan yang patut ditanyakan sebelum penyegaran berikutnya:

• Apakah sistem ITAM Anda mengetahui apa yang dibutuhkan penyedia ITAD Anda?
• Apakah vendor ITAD Anda mengetahui sistem ITAM Anda dengan cukup baik sehingga dapat memberi tahu Anda kapan harus pindah?